Планировали-планировали, да и выпланировали!

Вот я ему и говорю – расскажи, пожалуйста, для lookatme в двух словах про основы планирования. А то я не смогу – так просто и так структурировано как ты. Он и рассказал. И вот что получилось:

- Каковы основные принципы эффективного планирования?

- Основной отправной точкой планирования является понимание того, чего конкретно человек хочет сделать или достичь. Сложно назвать это принципом, но без этого понимания успешное планирование невозможно. Отсюда проистекают два следствие: для успешного планирования надо ставить цели и формулировать действия, которые необходимо совершить для их достижения.

Сам по себе план еще не гарантирует, что цель будет достигнута, но наличие плана существенно облегчает достижение цели. Планы позволяют заранее позаботится о приобретении необходимых ресурсов или навыков, без которых цели не будут достигнуты.

Успешные люди планируют свою деятельность. Сложно сказать, есть ли прямая зависимость между планированием и успешностью, но в основной своей массе те, кто планируют на более долгосрочную перспективу, тратят меньше сил на совершение непродуктивных действий. Для таких людей очевидно, что нужно, а чего не нужно делать для достижения их целей.

Причем под успешностью здесь надо понимать умение ставить и достигать своих целей. Кто способен увидеть и спрогнозировать развитие событий на более долгосрочную перспективу, тот может увереннее планировать свою деятельность. Наличие планов облегчает принятие решений в быстроменяющихся условиях, позволяет быстрее перестраивать свою деятельность в нужном направлении, снижает вероятность ошибочных и бесполезных действий.

- Каковы самые распространенные ошибки в планировании?

- Одна из распространенных ошибок планирования – это слепая приверженность составленному плану, т.е. выполнение плана «любой ценой». Планы – это не застывшие в камне формы, а очень гибкий и удобный инструмент. Одним из важных аспектов планирования является способность менять планы при необходимости. Необходимость диктуется, как правило, изменяющимися условиями или желаниями.
Другой распространенной ошибкой планирования является подход с позиции: «А зачем планировать, если ситуация все равно изменится?». Планируют как раз для того, чтобы знать, что делать, в том числе и в случае изменившихся обстоятельств. Есть даже специальный подход: планирование на случай непредвиденных обстоятельств.

Представим себе ситуацию: вы собираетесь ехать отдыхать. Но вы не планируете ничего заранее. В результате, когда наступает время поехать отдохнуть, вы не знаете ни куда ехать, ни какие билеты брать, ни сколько денег вам на это все понадобиться. Результат – время для поездки потрачено впустую, вы поехали туда, где еще были места или оставались билеты, денег не хватило, и вы не смогли отдохнуть так, как хотели. Мало кто пожелает так «отдохнуть».

Еще одной ошибкой планирования является попытка составить план в один присест. Как правило, такие попытки не удаются, а само планирование начинает рассматриваться как бесполезная трата времени. Важно понимать, что планы формируются и уточняются постепенно, от общего к частном. Сначала есть смутные представления о желаниях и какие-то мысли о действиях по их достижению. Например: «Хочу отдохнуть. Надо бы купить билеты». Потом желания уточняются до состояния целей: «Поеду в Рим с 20 по 28 апреля». Начинают уточняться и планы: «Надо взять билеты на самолет, забронировать гостиницу, наметить экскурсионный маршрут, прикинуть расходы. Если денег будет не хватать, надо будет поискать гостиницу попроще…» и т.д. И вот через какое-то время рождается вполне конкретный план, который уже можно реализовывать.

- Почему кто-то умеет планировать, а кто-то - нет? это природная наклонность или вырабатываемая?

- Для себя следует уяснить, что наш мозг планирует наши действия в любом случае, хотим мы этого или нет. Даже простейший подход к холодильнику сначала предстает в нашем сознании в виде образов или ощущений, и только после этого мы начинаем реализовывать заданную программу.

Но опыт многих поколений привел к тому, что успешный опыт планирования собирался, обобщался, передавался из поколения в поколение. Появились представления о том, как правильно формулировать цели, как строить планы, как их реализовывать. Чтобы не тратить зря время и не изобретать велосипед, лучше научиться планировать свою деятельность, свою жизнь.

- Я не превращусь в роботоподобного фрика, который все делает только по расписанию, если начну планировать свою жизнь?

- Думаю, что тут придется лишиться некоторых иллюзий. Какие бы хорошие ни были планы, они редко реализуются так, как задумывались. Жизнь многообразнее планов, поэтому планы надо периодически пересматривать. Вопрос, который здесь можно было бы задать – а насколько детально надо планировать свою жизнь? Ответ прост: ровно настолько детально, чтобы вы знали, что конкретно вам надо сделать. Как только вы поняли, что вам делать, планирование надо прекращать и пора начинать действовать. Как только вы оказываетесь в ситуации, когда не знаете, что делать – пора подумать о целях и планах.

Время, затраченное на планирование, не должно отнимать время, необходимое на жизнь. Планирование для жизни, а не жизнь для планирования. Придерживаясь этого правила, можно найти подходящий баланс между планированием и жизнью.

- Каковы самые негативные последствия неграмотного планирования?

- Самое ужасное в планировании, когда для достижения выбрана неподходящая цель. Потрачена масса усилий, ресурсов, времени, а в результате – вовсе не то, чего на самом деле хотелось. Итог – разочарование, уныние, сожаление об упущенном времени, о неиспользованных возможностях.

- Каким должен быть комфортный шаг при планировании? нужно ли составлять план на жизнь-пятилетку-год-полугодие-квартал-месяц-неделю-год? или так окончательно запланируешься?

- Комфортный «шаг» или «горизонт планирования» выбирается исходя из индивидуальной способности сформулировать свои желания, поставить себе цели. Можно хоть до смерти жизнь спланировать, если надо. Но надо ли? Выбирая горизонт планирования отправная точка – ответ на вопрос «А что я хочу?». Если знаете этот ответ, то выбираете тот горизонт, когда по вашему мнению желание может быть реализовано. Год так год, месяц так месяц, час так час.

Например, в бизнесе долгосрочным или стратегическим планированием считается планирование на 5-10 лет вперед. Среднесрочным – на 3-5 лет. Краткосрочным – на 1-3 года. Тактическим от полу года до года, и оперативным – на срок до 6-ти месяцев.

- Можно ли привести пример наиболее простой и эффективной системы планирования?

- Я бы привел один простой и довольно таки универсальный подход к планированию, состоящий из 8 шагов:

1. Определение целей
2. Генерация и оценка вариантов
3. Определение конкретных действий
4. Установление очередности действий
5. Определение необходимых на каждом этапе ресурсов
6. Пересмотр плана (да/нет) вплоть до переопределения целей
7. Подготовка плана действий и рабочего графика с указанием конкретных сроков
8. Мониторинг и контроль плана, корректировка плана при необходимости
   

Как видно из перечня, планирование - процесс итерационный, предполагающий постепенное уточнение деталей и изменение плана в случае изменившихся обстоятельств.

Что мне дало это интервью – я в очередной раз с радостью убедилась, что коучинг штука довольно человечная и выросшая из психологии. Потому что для меня главный акцент в истории про планирование в том, что сначала нужно определиться с целями. Цели – это мечты, только преобразованные в конкретный план по их достижению. А мечты вырастают из наших ценностей и потребностей. Которые прежде всего нужно осознавать. А осознанность – это непростой, но очень полезный и интересный труд, который необходим каждый день как чистка зубов или зарядка. В общем, пожелаю нам всем осознанности в основе планирования, и планирования в основе успеха. Черт, как-то неромантично звучит. Зато очень практично!

Подарок под занавес - ссылка на книгу Тимоти Голви "Работа как внутренняя игра". Голви - один из основоположников коучинга, его книги и вдохновляют, и одновременно очень продвигают в личной эффективности (то есть это не пустопорожнее вдохновение, которое через час проходит, а снабжение реальными инструментами). Так вот, у Голви есть замечательное упражнение "Кто - генеральный директор фирмы под названием "Ваша жизнь"?"  Это упражнение помогает увидеть истинность своих целей, их соответствие собственным потребностям, удельный вес своей ответственности в картине собственной жизни. Вот оно, упражнение (форма для вдумчивого заполнения с последующим деланием выводов):